Мотивація персоналу є одним із ключових завдань для керівників бізнесу. Від якості роботи співробітників залежать ринкові позиції компанії та її обсяги продажу. Тому важливо стимулювати менеджерів до досягнення цілей, поставлених керівництвом.
Одним із ефективних інструментів управління персоналом є ключові показники ефективності (KPI). У цій статті ми розглянемо особливості їх впровадження на підприємстві та переваги для бізнесу.
Впровадження KPI: що це та чому це важливо для бізнесу?
KPI (з англ. Key Performance Indicators) – це ключові показники ефективності, які вимірюють продуктивність співробітників та підрозділів компанії. Вони допомагають перейти від суб’єктивної оцінки бізнесу до об’єктивної. Інакше кажучи, KPI дозволяють оцінити конкретні результати праці окремих працівників чи команд. Наприклад, це може бути кількість оброблених заявок, обсяг продажу чи кількість виконаних холодних дзвінків клієнтам.
Система KPI відрізняється від стандартного планування. Її мета – визначити внесок кожного співробітника у досягнення спільних цілей компанії. Використання ключових показників ефективності дозволяє відстежувати результати роботи компанії у динаміці.
Як працює система KPI на практиці? Керівництво компанії розробляє систему KPI, виходячи із стратегії компанії. До кожного співробітника встановлюються кілька метрик, якими оцінюється їх ефективність. За виконання плану працівник може отримати премію, а й за невиконання – штраф.
Переваги грамотно налаштованої системи KPI:
- Прозорість зарплати. Співробітник знає, скільки він може заробити та які умови для цього потрібно виконати. Премії розподіляються справедливо, залежно від результатів роботи.
- Спрощення контролю роботи підрозділів. Керівнику достатньо поглянути на метрики, щоб оцінити ефективність праці підлеглих.
- Виявлення слабких місць компанії. Низькі показники ефективності можуть зазначати необхідність підвищення кваліфікації команди, можливо, через навчання.
- Створення чітких робітничих регламентів. До кожного процесу визначаються критерії оцінки. Відділи знають свої обов’язки та розуміють свій внесок у загальний успіх компанії.
Використання KPI – це процес, який потребує часу. Щоб система приносила реальні результати, необхідно ретельно вивчити поточні бізнес-процеси та сформулювати цілі та стратегію компанії.
Принципи впровадження системи KPI у компанію
Впровадження системи KPI в управління персоналом та оцінку ефективності роботи – це тривалий та складний процес. Оптимально вводити KPI у нових компаніях та відділах, щоб уникнути необхідності адаптації до нових правил.
Але як вчинити, якщо бізнес уже працює? Починайте поступово впроваджувати систему ключових показників ефективності починаючи з одного відділу. Важливо враховувати основні принципи впровадження KPI для підприємства:
- Партнерство. Ефективне впровадження KPI потребує співпраці між керівництвом, співробітниками та підрозділами. Усі повинні спільно працювати та приймати нову систему для досягнення спільних цілей.
- Контроль та управління. Керівники підрозділів мають контролювати виконання планових показників. Це потребує ресурсів та чітких регламентів для успішного управління.
- Узгодженість із поточною стратегією. KPI має відповідати стратегії компанії. Загальні цілі підприємства необхідно донести до кожного співробітника, щоб кожен розумів свою роль розвитку бізнесу.
- Достатність та збалансованість. Ключова мета KPI – контроль за роботою персоналу та підрозділів. Вибрані показники повинні охоплювати різні аспекти стратегії компанії, такі як якість клієнтського сервісу, час виконання завдань та доходи.
Співробітники часто обережно ставляться до змін. Будьте готові до цього та поступово пояснюйте переваги KPI для всіх працівників. Розвійте їхні страхи та сумніви, підкресливши, як нова система покращить їхню мотивацію та роботу.
Порядок впровадження KPI для підприємства
Ви готові вдосконалювати систему управління персоналом та впроваджувати KPI. З чого розпочати цей процес? Насамперед, визначте мету — який результат ви хочете отримати від впровадження ключових показників ефективності на вашому підприємстві.
Далі, виберіть потрібний метод переходу до системи KPI. Деякі компанії наймають досвідчених консультантів, тоді як інші вважають за краще справлятися самотужки.
Перший варіант вимагатиме додаткових витрат, але прискорить процес впровадження. Запрошені фахівці контролюватимуть дії керівництва, залучатимуть співробітників та працюватимуть над підвищенням їх мотивації.
Якщо компанія вирішує впроваджувати KPI самостійно, відповідальність за процес лягає на плечі керівника. І тут важливий чіткий план впровадження нової системи контролю ефективності. Ось що необхідно від керівництва бізнесу:
- Призначити відповідальних осіб. Це може бути зовнішній координатор проекту чи начальники підрозділів.
- Навчити вище керівництво. Усі керівники повинні розуміти та приймати ідею KPI, щоб донести її значущість до підлеглих.
- Визначити ключові чинники успіху. Визначте, що є вирішальним для вашого бізнесу, та використовуйте ці завдання в основі системи KPI.
- Сформувати проектну групу. Залучайте представників різних підрозділів у впровадження.
- Зберігати поточні системи оцінки. Не варто одразу відмовлятися від існуючих методів оцінки роботи. Поступово впроваджуйте KPI; цей процес може тривати кілька місяців, і це нормально.
- Забезпечити доступність виробничих показників. Співробітники повинні розуміти, яких цілей вони прагнуть і наскільки близькі до їх досягнення. Створіть бази даних або впровадьте систему керування відносинами з клієнтами (CRM).
- Навчитися вести звітність. Дані KPI потребують ретельного аналізу. Низькі показники можуть бути викликані не лише недостатньою кваліфікацією співробітників, а й необхідністю коригування системи KPI.
Дотримання цих кроків допоможе вам успішно впровадити систему KPI на вашому підприємстві, підвищити ефективність роботи співробітників та покращити загальні результати бізнесу.
Як без помилок впровадити KPI з нуля
Багато компаній розчаровуються у системі ключових показників ефективності (KPI). Впровадження KPI не завжди призводить до покращення керування, а часто викликає додаткові складнощі для персоналу. Розрахунки займають багато часу, а рішення ухвалюються інтуїтивно, ігноруючи отримані дані.
Причина такої ситуації – завищені очікування. Керівництво часто бачить у KPI універсальне рішення для всіх проблем, від планування показників бізнесу до підвищення якості роботи співробітників без врахування слабких сторін цього підходу.
Основні проблеми при впровадженні KPI:
- Невдоволення співробітників. Менеджерів може не порадувати запровадження складних KPI та підвищених вимог. Кожен показник має бути простим і зрозумілим. Наприклад, поставте завдання “20 проданих додаткових послуг на місяць одного менеджера”.
- Зниження заробітної плати персоналу. KPI враховують результати праці всього відділу, що впливає на розмір премій. Для досягнення високих результатів співробітники повинні постійно розвиватися. Проте, деякі показники залежать не тільки від зусиль співробітників. Наприклад, менеджери з продажу обробляють усі заявки, включаючи нецільові. Розробка окремих систем KPI для кожного підрозділу та категорії співробітників може вирішити цю проблему.
- Погіршення якості роботи компанії. Показники ефективності можуть сприйматися буквально, що призводить до формального виконання планів. Наприклад, якщо маркетолог залучає 100 нових заявок на місяць, але лише 10% з них переходять на наступний етап воронки продажів, причина може бути в низькій якості аудиторії. Намагайтеся прописувати KPI максимально чітко та докладно.
- Проблеми із оцінкою результатів праці. Велика кількість показників ускладнює їх відстеження та розрахунок. Співробітник, який працює за десятьма різними напрямками, навряд чи зможе досягти ідеальних результатів. Обмежтеся трьома-п’ятьма основними метриками.
CRM рішення від Perfectum CRM+ERP допоможе спростити процес оцінки співробітників KPI. У ньому зручно:
- Ставити цілі на тиждень, місяць чи квартал;
- Контролювати дотримання термінів виконання завдань;
- Формувати звіти про роботу відділу;
- Відстежувати кількість закритих працівниками угод.
Ефективне впровадження KPI вимагає ретельної підготовки та розуміння особливостей вашого бізнесу. Почніть з малого, вибирайте зрозумілі та важливі метрики, та використовуйте сучасні інструменти для управління та аналізу даних.
